情報管理について
2001年11月22日
情報管理について
情報漏洩について、よく騒がれている昨今ですが……その内容はとても初歩的なものが多く、又、何度も繰り返される現実には、その対策の困難さがうかがわれます。例えば、大手の携帯電話会社と契約した数日後には、知らない業者から売り込みがあり、さらに、翌日には、正社員が顧客データを、専門業者に売却したと報道されたりしています。通販大手で、契約社員がデータを持ち出し売却したケースもあります。これらは企業の情報管理の難しさを象徴しています。又、過失によるデータ流失も見逃せません。USB、CD、等で、データを移動しようとして、途中で、落とすようなケースです。このような間違いは、何故、繰り返しておきるのでしょうか？
- データと担当の作業レベルにあった「アクセス制限」が検討されていなかった。
- データの転送、移動に関する「管理(暗証番号の設定等)」が不十分であった。
ドルフィンでは、情報を開示することになる担当者の信頼性の精査と、必要な情報のみ必要な範囲で開示する細心の配慮、及び、データ盗難時でさえも内容が簡単に閲覧できないような暗証番号の設置等で、お客様の情報を流出からお守りしています。
弊社では、お客様の原稿は、細心の注意を払ったデータ管理と運用管理のもとに取り扱われています。社外業務の担当者は守秘義務に関して書類に著名をしています。また、社内で、お客様データを閲覧できるのは、各部署の責任者に限定されています。
- 社外業務の担当者は、守秘義務に関して、請負書類の誓約欄に著名しています。
- お客様のご要望により、別途、守秘義務契約書に、代表者の署名が可能です。
- 部外者が許可なくデータにアクセスすることを阻止する工夫をしております。
弊社はお客様情報やご依頼原稿内容が外部に漏れないよう、様々な工夫をしております。
お客様の個人情報を利用するのは、主に、作業内容の確認時、作業完了後の納品時、そして、請求書類等の作成時ですが、必要な情報のみ、本当に必要な直接の作業担当のみ閲覧できるように配慮しています。又、個人情報保護法を遵守し、お客様のデータを細心の注意を払って管理して、運用しています。
上記のように、株式会社ドルフィンはお客様情報(ご依頼データ、個人、法人情報)の厳正な管理をすることをここに誓約いたします。
2001年11月22日 株式会社ドルフィン 代表取締役
守秘義務規定
弊社の守秘義務に関する考え方と基本姿勢について
株式会社ドルフィンは、業務上知り得た情報に関し、これらを厳格に取り扱うことをここに誓約し、業務遂行上、不可欠な範囲の利用に留め、原則として、事前にお客様からの許可を得た場合を除き、これらを決して、第3者へ開示しないものとする。但し、犯罪調査等を目的とする法令や警察当局により開示を求められた場合は、例外として、上記適用外の事例とする。
お客様情報の管理方法と取り扱いの状況について
データ管理には、事故防止のために細心の注意を払うものとする。社外の訪問者のお客様データへのアクセスの禁止のみならず、社内の関係者においても、必要に応じて、アクセス制限を設けるものとする。お客様のご要望があった場合を除き、研究データ等のFAX送信は行わないものとする。又、「USB、CD、MD等でのデータの持ち出し、郵送」を原則として禁止するものとする。
（但、お客様の了承があった場合は、データをUSB、CD、MD等で納品できるものとする）
情報漏洩の防止対策とお客様へのご協力のお願い
弊社では、PCデータ漏洩防止(弊社専用サーバ内)に関して様々なセキュリティを設けると同時に、お客様側のPCデータ漏洩(お客様の利用するサーバー内)に関する安全対策の助言、および、流出事故のときの安全対策(開封パスワードの設置)を推奨するものとする。
- 弊社で利用の商用サーバ内：専用サーバの使用、ウイルス対策ソフトウエア、ファイヤーウォールの使用、及び、データ開封専用の暗証番号の設定等をおこなうようにしています。
- お客様側のご利用サーバ内：公的機関の十分管理されたサーバではなく、お客様が個人でご使用されるサーバ経由で送受信される場合、データ盗難時も容易に開封できないように｢暗証番号｣を設定されるようにお奨めしています。→(詳細は電話でご相談ください）
個人情報保護方針
株式会社ドルフィンは、個人情報を保護することは社会的責務であると考えております。この責務を果たすため、当社は、以下の方針に従って、お客様情報の保護に努めます。
個人情報の取得・利用について
弊社は、お客様から利用目的の明瞭な場合(売買契約書作成目的etc.)のみ、個人情報の提供を求めます。お客様から取得した個人情報は、事前にお知らせした目的に限定して利用し、この範囲を超えて利用する場合には、法令にて許されている場合を除き、事前にお客さまの同意を得るものとします。
個人情報の管理・保管について
弊社は、お客様の個人情報を大切に管理・保管します。現状で対応できる最善のセキュリティシステムのもと、情報漏洩を防止します。また、犯罪防止目的で警察より協力を求められた場合や、その他、日本国の法令で許されるような場合を除き、お客さまの個人情報をお客様側の同意を得ることなく、第三者に開示・提供しないものとします。
照会、訂正、削除について
当社は、お客さまがお客さまの個人情報の照会、訂正、削除などを希望される場合には、お客さまご本人であることを確認した上で、すみやかに対処します。
法令遵守、改善
当社は、個人情報保護関連法令、規範を遵守するとともに、当社内の個人情報保護に関する取り組みを継続的に見直し、状況の変化に応じて適宜その改善・向上に努めます。
